=VanDeZijkant==

“een goede voorzet en jouw kans om te scoren”

wiki "cgo betaalbaar"

In een Vierluik heb ik in de afgelopen maand uiteengezet dat een

” effectief financieel, onderwijskundig samenhangend en efficiënt georganiseerd aanbod “

het succes van de invoering CGO sterk zal beïnvloeden (cgo onderwijs, zie filmpje).

In dat kader hiervan heb ik aangegeven een concept te willen opstellen om dit verder inzichtelijk te maken.

Uiteindelijk gaat het om een evenwicht tussen betaalbaarheid en organiseerbaarheid. Uiteraard
zullen de georganiseerde onderwijs/leer/bpv activiteiten leiden tot rendement en tevredenheid.
Dan hebben we het over kwaliteit en kwantiteit.

Vanuit de onderwijs cgo benadering spelen factoren als Oer, onderwijsaanbod, onderwijsmagazijn, plannen van inzet, jaartaakbeleid een rol en hebben we het over de organiseerbare didaktische onderwijs eenheden; de onderwijsvraag.

Al deze activiteiten moeten gepland, georganiseerd, geroosterd en gevolgd kunnen worden. Daarvoor heb ik in mijn weblog geschreven over de ABC matrix

Aan de nadere kant -in boekhoudkundig oogpunt- hebben we het over geld, exploitatie, begroting, budget, personele lasten, materiële lasten, gpl en fte over euro’s dus en aantallen, over de betaalbaarheid van de didaktische leereenheden.
Voor dit laatste hebben wij een rekenkundige benadering gekozen in de beginjaren 2000

op grond van een berekeningsengine en een vragenlijst kunnen budgetten per eenheid worden berekend en toegewezen. Binnen dit model zijn de kengetallen te veranderen en interactief worden bedragen bijgesteld en doorgerekend. Hieronder een voorbeeld.


Zo ontstond in 2004 in het DC een basis bekostigingsmodel ( het DAM;deelnemer allocatie model) waarin op grond van beleid en begroting en rekenregels de exploitatie verdeeld wordt. Daarin word een onderscheid gemaakt tussen de Bedrijfsvoering en Onderwijs clusters.

Inmiddels heb ik dit verhaal in een aparte wiki gehangen “CGO betaalbaar”.
Op grond van je inlogrechten kun je deze benaderen. (ols2008@gmail.com)

Voor extra achtergrond informatie Artefaction

12/01/2009 Posted by | ABC model, bekostiging, cgo, dammodel, film, onderwijscalculator, vierluik | Plaats een reactie

Het CAM model ("ABC" doorgerekend) deel 3

ABC is activity based costing.

Als start geef ik je nog even mee dat de echte rekenvoorbeelden uiteraard een organisatie eigen redenering en berekening kent.

In mijn gedeeltelijk gesloten wiki (na toestemming inlogmogelijkheden) werk ik deze rekenvoorbeelden echt uit. (zie met name de rekenvoorbeelden)
wiki

Wel is het zo als je enig kennis hebt op budgettering en CGO onderwijs organisatie je in staat bent het een en ander mee te rekenen en vooral de logica te begrijpen en daar gaat het toch om.

Daarnaast werk ik enerzijds vanuit ervaring en vaste kennis en ervaring maar ben vooral gericht op open einden en nieuwe (denk) mogelijkheden.

Oud en nieuw denken komen bij elkaar , ik heb dat ook wel genoemd het Hybride denken. Daarnaast ontkom ook uiteraard ik niet aan de situatie lang niet alles van deze “blinde” olifant te kunnen doorgronden.

The Blind Men and the Elephant

Neem het beeld van vier blinde /geblinddoekte personen die voor het eerst op deze manier een voor hun nieuw object aftasten.


De een neemt de slurf en praat over een slang, een ander voelt bij de poten en denkt van doen te hebben met een pilaar van een gebouw. De derde hoort en tast de oren en denkt aan de zeilen van een zeil boot en de vierde mag je zelf bedenken.

Ieder voor zich vertelt aan de ander wat hij denkt dat het is en legt vooral uit wat hij voelt en ervaart. Het stappen in een ander zijn referentiekader is een hele lastige en zeker nog meer het aanvaarden van de kennis uit dat andere perspectief is vaak moeilijk.

Dit geldt zeker voor complexe situaties en neem van mij aan dit is complex, vandaar deze mijmeringen en gedachten.

Elke versimpeling elke vereenvoudiging is een beperking van de werkelijkheid.

Maar ……. het is wel de enige mogelijkheid om het te doorgronden vandaar mijn pogingen. Het begint bij kennis (deling) en inzicht, de oplossingen komen dan wel (hoop ik).
Dus onderwijs, bedrijfsvoering en boekhouding/financieel, luister naar elkaar en probeer de ander inzicht te geven in je kennis ej je “weten” maar vooral ook… probeer de verbinding te maken tussen beide perspectieven (de wisselzones /estafette).

Zoek een gemeenschappelijk kader /kengetallen /spelregels en vooral taal.

Nu weer terug

Voor uitgebreide informatie verwijs ik je nogmaals naar de wiki, (en vraag eventueel toestemming voor inlog)

Het cgo abc model gaat uit van verschillende soorten doe’s (leeractiviteiten). Deze activiteiten worden zowel per week als dus per jaar georganiseerd. Het totale aanbod moet boven de 850 klokuren liggen. Daarnaast moeten de totale activiteiten per week liggen binnen de facilitaire mogelijkheden van de organisatie. Een verdeling o.a. in zowel;

– soorten activiteiten
– verschillende groepsgrootte
– verschillende faciliteiten (groot, klein beamer, werkruimte etc)
– verschillende graad van begeleiding (1op1, grote groepen, buiten het roc_gebouw / Bpv) etc.
– verschillend didactische randvoorwaarden

Hoe je dit ook organiseert; uiteindelijk is het een combinatie van 1 activiteit 1 facilitaire ruimte (ook virtueel), 1 kostprijs, 1 periode (tijd) en 1 groep van klanten/deelnemers /studenten.

Achteraf is dit uitstekend te monitoren en vooraf dus ook te simuleren.

In de loop van de dag / week zal ik (uit excel) een voorbeeld laten zien wat dat betekent. Ik zal starten met de virtuele groepsgrootte (ons Piketpaaltje) en de “gedraaide” cgo piket groepsgrootte.


In de grafiek zie je de gerealiseerde groepsgrootte. De lespiket is 24.

Op dit weblog zal ik het plaatje laten en in mijn wiki de echte spreadsheet. Het zou mooi zijn als je deze ook nog echt kunnen gebruiken/ toepassen.

Ik overweeg daar dus een verbinding te leggen met google docs en zal het CGO ABC Model dus gaan vertalen naar google docs.

(wordt lastig met de macro’s , maar ja…ook dat moet dus simpeler)

08/01/2009 Posted by | ABC model, bekostiging, berekeningen, cabmodel, cgo, dammodel, elephant | Plaats een reactie

De CGO_ABC_Matrix (deel 2)

Ik probeer in dit deel de verbinding Onderwijs parameters & Bekostigings parameters verder uit te werken.

In deze serie wissel ik af tussen de boekhoudkundige kant (instrumenteel) en de onderwijs organisatorische kant.

Wisseling tussen deze twee perspectieven vraagt om een ander referentiekader. Boekhoudkundig is niets anders dan vanuit geld en begrotinglogica via een exploitatie budgettering geld beschikbaar stellen aan clusters en diensten (units, afdelingen etc) (onderwijs en ondersteuning)

Bij ons in Drenthe kennen wij een driedeling . Ook de clusters hebben een “eigen” ondersteuning, denk aan planners, roosteraars administratieve ondersteuning, beleid etc.

Deze onderwijsondersteuning spelen een belangrijke rol tussen het directe onderwijs (studenten en docenten) en de diensten. In mijn eigen perspectief “vertalen” zij onderwijs naar geld en andersom. Dit is natuurlijk een managementtaak.

Door dit overgaan van geld in realiseerbare activiteiten ontstaan vaak “misverstanden”. Daarnaast is praten over geld voor veel mensen interessant. Echter de vertaling is volgens mij veel belangrijker.

Even terug in de historie. In mijn vierluik heb ik geschetst hoe vanaf twintig jaaar geleden planning en roostering zich ontwikkelde. Taken en verantwoordelijkheden lagen vaak dichter tegen het management aan.

Zij hielden zich vooral met de beheerstaken bezig. In 1992 bij mijn start n Drenthe zaten vier adjunctdirecteuren voor het planbord. Vanuit een schoolwerkplan via een plan van inzet werden de roosters en planningen uit gewerkt. Zo’ proces was vrij liniar en verderop in het planningsproces kwamen we er vaak achter dat een bepaalde groep toch maar gesplitst moesten worden op grond van ; kwaliteit rooster, tijdswensen docenten clusterindeling etc.

Deze keuzes werden dan ook gemaakt en zo werd planning en verdeling en dus geld en keuzes bijgesteld, opnieuw beginnen was niet aan de orde.

Bij het ontstaan van Roc’s werd door nieuwe organisatie indelingen en principes taken en verantwoordelijkheden anders ingedeeld en vaak ook gesplitst, zeker op dit terrein.
Het Beleid(financieel), Plannings- en Roosterkunstje werd uit elkaar gehaald.

In ieder geval gebeurde dat ook in Drenthe. Daarnaast zag je ook dat door reorganisaties en andere veranderingen ook mensen wisselen van functie en taak. vaak een goede ontwikkeling. Het resultaat was echter wel dat kennis, vaardigheden en inzicht en ervaring steeds diffuser werd.

Ik heb dit (vanuit mijn “oude” beroep wel eens vergeleken met het lopen van een 400 meter atletiek.

Vroeger deden wij dat als een 400 m loop. Een loper, een baan 1 tijd, 44 seconden eindtijd (is wel echt hard hoor).

Nu is dit traject onderdeel veel meer een 4x 100m estafette.

Nu 100 meter topniveau zet ik op 10 sec., dus 4x 10 sec = 40 sec.

Als nu een ploeg uitstekend is afgestemd en samen hebben getraind met name op de wissels dan is een tijd onder de 40 sec haalbaar (37,1 sec)

Is een ploeg echter niet goed getraind en wordt het stokje a.h.w. “overgegooid” dan wordt de traject tijd minstens 50 sec tot een minuut.

Het proces duurt veel langer en met name bij de wisselzone’s gaat het fout.

Waarom dit voorbeeld?

Ik zie het proces van;

1- Beleid (financieel)/ Aanbod (Oer),
2- Plan van inzet en roostering,
3- Realisatie en Uitvoering
4- Realisatie Check (monitoring op kwaliteit, Onderwijstijd, aanwezigheid, rendement, efficiency) als een lineair en doorlopend proces.

Wil je dit verbeteren, dat moet je iedereen zijn eigen kunstje laten doen en vooral letten op het overdragen van het juiste “stokje” met gebruik van de wisselzones.

A. Het stokje van begroting exploitatie naar aanbod/ oer/ magazijn is het omzetten van een Concern begroting naar een cluster/dienst budgettering/opzet. (DAM model & CAB model)

B. Het stokje van de planning(inzet) en roostering is het inzetten van geld d.m.v. inzet van fte werktijd, competenties, uren, periode planning en jaar-taak/ team verdeling.Bij de overgang van planning naar roostering wordt deze inzet dan vertaald in lokalen, groepen, clusters, stamgroepen, dagen, tijden etc. (jaarplanning en untis)

C. Het uitvoeren en realiseren wordt het arrangeren en uitvoeren van de gereserveerde keuze (loopbaan) van de studenten (educator)

D.Het monitoren van aanwezigheid en participatie van studenten en docenten medewerkers geeft dan aan hoeveel aanbod is gekozen, gereserveerd en uiteindelijk gevolgd en uitgevoerd. (magister)

Het stokje gaat rond, 850 klokuren onderwijstijd wordt gevolgd / afgelegd, meer dan 65% van de studenten hebben hun diploma gehaald (medaille).

Docenten en teams hebben minimaal hun cao-tijd onderwijsinzet gerealiseerd etc en de klanten (studenten en docenten) zijn meer dan voldoende tevreden (3 bij Job).

Waar liggen nu de wisselzones en om welke (reken) eenheden gaat het nu en waar ligt de vertaling van geld naar onderwijs-uitvoering en vooral de vraag van het onderwijs;

“Wat heb ik minimaal nodig” om goed mijn werk te kunnen doen, (binnen de gegeven mogelijkheden)?

Eerst nog even les 2 van de ROC rekentafel.

Bij een berekende fte heb je een piket tussen de 24 en 25 gemiddeld.

(zie voor dit onderdeel de wiki, (vraag eventueel toestemming voor inlog)

Als je nu 36 roc jaarleerweken plant zal per week minimaal 24,31 klokuren onderwijstijd gepland zijn en gevolgd worden. In de oude situatie waren dat 24 klassikale lessen met 24 studenten met 1 fte docent (basischoolmodel). Nu zul je echter veel meer verschillende activiteiten/ soorten gaan gebruiken.

Ik weet dat de logica zit in leerlijnen en ondersteunende activiteiten inclusief begeleiding maar voor het gemak sla ik dat over want uiteindelijk zijn het combinaties van studenten en begeleiders met gebruik maken van facilitaire mogelijkheden (doe’s, didaktische onderwijs eenheden).

Voorbeelden projecten, Slb gesprekken (1op1), hoorcolleges, Tutor activiteiten, Bpv, simulaties etc. Ongetwijfeld zijn er andere benamingen en andere mogelijkheden maar het gaat om het voorbeeld.

De combinatie van activiteit soorten (cluster), tijd per week, aantal studenten en aantal docenten bepaalt en berekend het gemiddelde groeps -piket/ groepsgrootte.
Als je dit “slim” doet met uiteraard voldoende rendement/resultaat, kun je het piketpaaltje (stu per docent) beïnvloeden/”draaien”.

De volgende keer zal ik je een schema laten zien uit het CAB-model waarin je snel doorgerekend zult zien wat keuzes tot gevolg hebben.

Een exploitatie piket van bijv. 24 studenten op 1 fte kun je “draaien” naar bv 24,5 stu gemiddeld/ virtueel per 1 fte inzet.

Mijn stelling is nu dat je op deze wijze CGO onderwijs kunt vergelijken / plannen en roosteren qua financiering met het Crebo onderwijs, het hoeft echt niet duurder te zijn.

Het probleem is echter dat wij vaak nog steeds werken in vaste groepen /klassen / vaste roosters en hebben we weinig zicht op de echt gevolgde en gerapporteerde onderwijstijd. Daarnaast organiseren wij per opleidng/ team vaak extra aanbod om uitval van lessen te composeren. (er moeten 850 uren geven zijn!.En maken we te weinig gebruik van team/opleiding/regio overstijgende en georganiseerde leeractiviteiten.

Als ik in het ROC land de onderwijsactiviteiten doorreken en dit terugbreng naar begeleiding en facilitair (bij ons clusters en diensten)geeft de literatuur een duidelijke prijs per activiteit per student. Door cgo clustering en flexibilisering kan deze kostprijs -denk ik – naar beneden.

Deze daling lijkt niet veel maar reken maar eens door hoeveel activiteiten een ROC op jaarbasis organiseert en aanbiedt. Je kunt zo de oplsidingsprijs van een student vaststellen en als uitgangspunt gebruiken (zie voor de berekening mijn wiki “Maar dan moeten de groepen wel “vol” raken, dus reserveren en laten inschrijven en je aanbod (tijdens de rit bijstellen) denk aan de reiswereld (zie vierluik).

Als je nu je totale gerealiseerde aanbod screent op gevolgde uren en bezettingsgraad ( en de marge) weet je direct of het uiteindelijk uit kan en/of zo georganiseerd moet worden. Forecasting met behulp van historisch data en profielen gaat ontstaan.

Maar daarover de volgende keer meer.

07/01/2009 Posted by | ABC model, bekostiging, cabmodel, cgo, estafette, planning | Plaats een reactie

Hoe bekostig je het CGO Onderwijs?

In de Vierluik heb ik aangegeven dat een effectief financieel, onderwijskundig samenhangend en efficiënt georganiseerd cgo onderwijs aanbod het succes van de invoering CGO sterk zal beïnvloeden.

In het kader hiervan heb ik toen aangegeven een concept te willen opstellen om dit verder inzichtelijk te maken.

De CGO_ABC_Matrix

In het opstellen van een budget voor een ROC is er in 2004 in Drenthe een zogenaamd DAM model ontwikkeld (Deelnemer Allocatie Model), waarin een verbinding gelegd wordt tussen de Onderwijs parameters & Bekostigings parameters.

Aan de onderwijskant spelen daarin de vier D factoren de hoofdrol;

1. Deelnemers/studenten (aantal en gewogen)
2. Diploma’s (waarden)
3. Doelgroep (voa)(gewogen niveau 1 en 2)
4. Derde geldstroom.( contracten, projecten, detacheringen etc)

Dit basismodel genereert aan de ene kant de basisgegevens op grond van begroting en clusterkeuze, maakt gebruik van kengetallen en in tweede instantie kun je dmv vragen en antwoorden je keuzes beïnvloeden.

Hieronder geef ik je de vragenlijst en budgetmodel zonder antwoorden (staan op de wiki) Het geeft je een indicatie van wat belangrijk kan zijn.

Op grond van deze factoren -met uiteraard daaraan gekoppelde geldwaarden- wordt het Onderwijs vooral bekostigd met de Personeelswaarden (fte x gpl) en de materiële uitgaven/ kosten.

De factor Personele last voor een roc is bij de benchmarking gezet op ongeveer 71-73%. ALs je nu de omzet weet van je ROC kun je uitrekenen wat de personele last zou mogen zijn.

In mijn wiki heb ik rekenvoorbeelden uitgewerkt voor een ROC. Daar zal ik ook het DAMmodel en het ABCmodel t.z.t. beschikbaar stellen.

wiki, (vraag eventueel toestemming voor inlog)

Door middel van de behaalde resultaten op grond van instroom (met verrekening van bol en bbl waarden), behaalde diploma – waarden en het aantal niveau 1 en 2 deelnemers kan dus worden berekend hoeveel geld beschikbaar is voor het primaire proces.

In dit DAM model worden rekenregels (de engine) toegepast die eensluidend en gestandaardiseerd zijn voor ons ROC.

Op grond van deze methodiek is snel en eenduidig te berekenen hoeveel inkomsten een cluster per periode gegenereerd. Uiteraard hoe meer diploma’s (minder ongediplomeerde uitval) hoe meer inkomsten er dus toegekend kunnen worden.

Uiteraard zijn deze rekenregels “het kunstje van de smid”. Wel heb ik door middel van benchmarking in die jaren (2000-2005) de logica van de ROC’s in het land als basis en referentiepunt meegenomen.

In 2004 is dit model toegepast voor de unit techniek en heeft volledig gefunctioneerd. In de jaren 2005 – 2008 is dit model DC breed toegepast en doorontwikkeld.

Hoe de unit, clusters, teams het onderling verdeelde en hun inzet realiseerde was meestal aan hun zelf, binnen de gegeven mogelijkheden.

Met de ontwikkelingen van het CGO onderwijs wordt de vraag echter steeds dringender om vooral ook het Onderwijsmodel mee te nemen in de redenering.(voorkant, de cgo gerichte redenering)

Het basis DAM model fungeerde als een bekostigings- generator (achterkant, de boekhoudkundige redenering).

Nu de logistiek van het onderwijs veel meer vraagt om flexibilisering en een “andere” logistiek en organisatorische aanpak -zie Vierluik- ben ik een tweede model aan het opstellen (is nog in concept).

Dit model CGO ABC Matrix genoemd gaat veel meer uit van het ABC model; Het Activity Based Costing model.

De ” gevraagde”activiteiten staan centraal. En op grond van de activiteiten en de kostprijs van de verschillende activiteiten soorten bepaal je vanaf de voorkant wat een Cgo-vraag nodig heeft.

Het DC start binnenkort -met externe ondersteuning- een traject “betaalbaarheid van het CGO”.

Dit matrix concept is voor mij een referentiekader om te toetsen of dit een ondersteuning kan zijn voor het maken en ondersteunen van keuzes in dit traject.

Ik neem je nog even mee naar de “Vierluik” logica.

Ik heb daar voorspeld dat straks niet meer de basis groepsgrootte (bij ons piketpaaltje genoemd) de basis zal zijn voor de organisatie en doorberekening van de lessen tabellen en planning.

In de nieuwe logistiek wisselen leer activiteiten en andere doe- activiteiten (Bpv, projecten, simulatie) elkaar veel meer af, zowel in kwantiteit als in intensiteit. En derhalve varieert de groepsgrootte, de kosten veel meer en uiteindelijk bepaalt de student met zijn “eigen” keuze en reservering of de “geroosterde” activiteiten vol zullen “lopen”. Deze activiteiten zullen dan dan ook een verschillend prijskaartje kennen.

Uiteindelijk bepaalt de totale gevraagde en gereserveerde leer activiteiten (leertraject) wat de grootte van een groep zal worden en derhalve zal zijn en dan achteraf zal blijken of een activiteit echt “uit” kan en of een succes is.

Het dagelijks monitoren van het gebruik wordt dus een belangrijk uit te voeren actie.( het monitoren). Nu kun je dit proces wel simuleren. Dit doet het Matrixmodel!

Ik kan me voorstellen dat je nu het spoor even bijster bent, daarom zal ik je per keer meenemen in de matrix logica. Want zoals zo vaak moet je om uiteindelijk te kunnen (be)rekenen de bekende (ROC) tafels beheerst worden. Hier de eerste basis feiten.

De ROC (reken) Tafels (les 1)

GPl bandbreeedte 60-65000
EWS 72%
Personele last delen door gpl geef je het aantal inzetbare fte. (DC breed)

Voor de volledige rekenmodule uitwerking verwijs ik je naar de wiki.
(zie voor dit onderdeel de wiki, (vraag eventueel toestemming voor inlog)

Zo kun je snel zien of je grootste post “uit” kan. Daarnaast kun direct weten -je als je een geschatte groepsgrootte deelt op bijv een gpl van 63000, wat een deelnemer/student (inclusief diploma) moet “leveren”.
Een gemiddelde groep van 25 betekent 63000 delen door 25 = 2520.
Tel daarbij op de leermiddelen post per fte docent en je hebt een basisbedrag.

Rekening houden met deze leermiddelen en vooral de CAO_CGO index (825/851) kom je ongeveer op 3000 euro.

Nu is het zo dat je niet voor alle activiteiten 25 studenten in een groep organiseer.
Denk bijv aan de studieloopbaanbegeleider, die een gesprek van 1 op 1 wenst en organiseert.

Zo’n gesprek is dan in verhouding veel duurder maar zal ongetwijfeld minder vaak per jaar voorkomen dan een lessenreeks of project. Nu kun je door dit soort activiteiten zowel in aantal als in tijd te variëren invloed uitoefenen op de berekende, virtuele groepsgrootte. Uiteraard moet de totale activiteiten som meer dan 850 klokuren onderwijstijd genereren.

In het volgende deel van de matrix zal ik je meenemen naar de verschillende activiteiten soorten en de verhouding van begeleiding en facilitaire ondersteuning. Want deze twee componenten geven in hun onderlinge verhouding een mogelijkheid om globaal maar precies te “simuleren”, maar daarover de volgende keer meer……….

05/01/2009 Posted by | ABC model, bekostiging, geld, matrix | 1 reactie