Vierluik II. – Gisteren- (logistiek)

Begin jaren “90 (1992 -1993) kregen we het idee – als oplossing voor de logistiek van de individuele leertrajecten, het aanbod van een (MBO) school te laten synchroniseren met de loopbaan (vraagkant) van de deelnemer.

Het vormgeven van planning en rooster vanuit een volledig vrije vraagkeuze gaf logistieke en organisatorische teveel problemen. Daarbij bleek dat -nadat we elke keuze zoveel mogelijk hadden gerespecteerd- de student zelf met gemak op het laatste moment zijn keuze toch wilde aanpassen. Redenen hiervoor waren; het voorgestelde rooster, andere interesses in (deel) vakken, het belang van de groep waar ze bij wilde horen (stamklas). Vaak stonden in hun keuze hoofdvakken centraal en in de periferie van hun belangstelling zat veel gevraagde flexibiliteit.

Deze ontwikkeling had ik ook al geconstateerd in de jaren dat ik als schooldecaan werkzaam was in het middelbare onderwijs (1975-1989). Ik denk dat iedereen met opgroeiende kinderen dit fenomeen van wisselende keuzes en belangstelling en het belang van peergroups /stamklas wel zal ondersteunen.

Daarnaast ontstond er frictie door steeds bedrijfsmatiger op de gevraagde keuze te willen reageren (met rooster aanpassingen “het draaien”) ondanks het idee dat vaak 30% eigen keuze genoeg was en de rest afhankelijk was van andere “momentems”.

Het werd ons steeds meer duidelijk dat we een soort van “profielering” konden toepassen. Een bepaalde groep studenten kon je a.h.w. indelen op hun belangstelling en eigenschappen. En die clustering hadden een voorspellende waarde voor de nog te organiseren mogelijkheden en keuzes.

Aanpak

We zijn toen in onze logistieke aanpak gaan werken met “voorspelde” groepen (met eigen kenmerken) en op grond van die indeling hebben we met b.h.v een clusterprogramma een concept inrichting ontworpen.

Deze clustering hebben we daarna ingebracht in het roosterpakket (untis) en pas daarna hebben we docenten en ruimtes etc. toegevoegd en geoptimaliseerd.

Samenvattend
– profielering en indeling in stamklassen
– clustering met keuzegroepen ( voorkeur door studenten)
– clustering van groepen docenten op een een groep studenten
– inrichten roosters op grond van clustering
– continue optimaliseren van het basis (vitrine) rooster
– opstellen van keuze spelregels
– analyseren samenhangend aanbod (ook financieel)
– inlezen geaccepteerde keuzes studenten
– blijven “draaien” op verbeteringen.

Op grond van knelpunten en kwaliteitscriteria -management informatie op de de keuzes en gebruik- werd het aanbod (en vraag) dus “aangepast”. Toen bleek al hoe cruciaal informatie is, die je kon genereren en die andere oplossingen mogelijk maakten.

We begonnen dus een andere logica te (h)erkennen en we konden van hieruit veel meer “communicatief” inspelen op de gebruikers.

De tijd die we eerst nodig hadden om te plannen en te roosteren (achter de pc in een “gesloten” omgeving) nam plaats voor veel overleg en afstemming. Het kostte uiteindelijk evenveel tijd en inspanning maar het was veel “productiever” en leidde tot een totaal andere sfeer en tevredenheid.

Simulatie
We hadden wel -zoals we dat toen noemden- een “gesloten” rooster gecreëerd, waarop nieuwe studenten zich steeds weer konden plaatsen. Later ontstond de naam Vitrine rooster. Dit rooster hebben we daarna ook veel gebruikt als simulatie voor vele nieuwe wensen. Bv. invoeren vergadermiddag, minder lokalen beschikbaar stellen, ontwerpen van nieuwe opleidingen.

De aanbodkant bleek het meest stabiele deel; denk aan tijdwensen docenten, wegingsfactoren praktijk en theorie, vrije dagdelen. Dit “automatisch” roosteren, van de aanbodkant deden we met het Untis versie 8.

De vraagkant werd veel meer het onderzoeken van profielen, het afstemmen van combinaties op “latere” beroepskeuze, het analyseren van bv “wetmatigheden”. Iemand die Frans had nam bijna nooit Natuurkunde etc. De ict tool hiervoor ontbrak, dus we deden dat met ons clusterprogramma.

Seriele aanpak
In de “oude” situatie lag de vraagtaak eerst bij de teams, dekanen, docenten in verbinding met de studenten en hun ouders.
Daarna – als die informatie was verzameld en ingebracht- kon het tweede deel van het proces van de logistiekketen pas vorm gegeven worden (serieel).

Het zal duidelijk zijn dat elke afwijking verandering, het niet “goed doorgeven” leidde tot “problemen” (misverstanden).

Parallelle aanpak

Door de twee werelden hybride tegelijk te combineren konden we de vraagkant zelf in handen geven van de studenten met hun begeleiders (docenten/teams) en –tegelijk– konden we aan de “achterkant” de bedrijfsvoering optimaliseren.

Hieruit ontstond toen ook het combineren van ons MBO aanbod over de opleidingen/teams heen. Bepaalde lessen uit Welzijn waren te combineren met leeractiviteiten van het Meao onderwijs en op deze wijze “liepen” onderwijs-activiteiten zoals wij dat toen noemden “vol” (ratio).

De essentie van deze aanpak was dat wij de aanbodkant los hadden geweekt van de vraagkant. Het organiseren van beide processen konden nu bijna parallel naast elkaar plaatsvinden (synchroon).

In 1993-1994 hadden wij een planningsrooster zonder tussenuren, waren we voor de zomer klaar (uiteraard met wat wijzigingen in september) hadden we onze groepsratio geoptimaliseerd, konden we docenten garanderen waar zij recht op hadden, wisten studenten bij hun keuze al welke rooster consequenties dat had en………. steeg de tevredenheid met meer meer dan 30%. En het mooiste was dat iedereen het allemaal normaal vond.

Wel hadden we eerst gewerkt vanuit de aanbodkant.Eerst het magazijn op orde op met name historische kennis en ervaring en dan pas het “inlezen van de keuzes van onze deelnemers.
Voor het aanbod was het roosterprogramma prima ingericht.

De vraagkant was veel lastiger. Wij gebruikten hiervoor toen het clusterprogramma maar zoals gewoonlijk gaf het in- en exporteren veel onduidelijkheid.

Maar daarover -Vandaag- meer.

extra info Roosterprogramma’s;
– Paralax
– Syllabus Plus
– Untis